Schrijftips voor een e-mail is een vaak gezocht onderwerp. Bij het schrijven van een officiële e-mail, komen er vaak enkele vragen naar boven zoals wat de juiste plaats is om bijvoorbeeld het telefoonnummer of andere contactinformatie erbij te zetten. Is het nu toegestaan om m.v.g. te schrijven na een mailing?
E-mailen is over het algemeen veel minder streng in spellings en normen regels dan voor een gewone brief. Oorspronkelijk werd e-mail alleen gebruikt voor een vluchtige wisseling van informatie maar hedendaags wordt e-mail ook gebruikt voor officiële informatie uitwisselingen zoals sollicitaties, opdrachten en andere briefwisselingen. Bij een e-mail is er altijd een bewijs van verzending, en er kunnen makkelijk andere documenten aan toegevoegd worden zoals een betalingsbewijs.
Toch gelden er wat andere regels bij het e-mailen en is de inhoud vaak wat beknopter. In een e-mail heb je dezelfde basiselementen als in een brief: afzender, onderwerp, aanhef, inhoud, afsluiting, slotgroet en afzendergegevens.
Schrijftips voor een e-mail: Het onderwerp
De meeste mail programma's hebben vanzelf de instelling om het onderwerp net onder het mailadres van de geadresseerde te zetten. Vaak is het ook handig om in het onderwerp het klantnummer of referentienummer te vermelden.
Etiquette voor mailingen
Het is netjes om te reply-en als er eerdere mailingen zijn geweest en niet opnieuw een e-mail opstellen omdat de eerdere mailingen dan namelijk niet meer onderaan de brief staan.
Let op met onnodige opmaak en plaatjes in de e-mail omdat dit vaak als storend word gezien.
Houd het kort en kom snel ter zake.
Gebruik voor een officiële mailing liever geen emoticons.
Schrijf afkortingen zoveel mogelijk voluit, behalve de meest voorkomende zoals a.u.b.. Denk bijvoorbeeld aan m.v.g.: schrijf het dan liever voluit.
De aanhef en de afsluiting
Zorg ervoor dat ze op elkaar zijn afgestemd dus niet beginnen met “Geachte” en eindigen met “Groetjes”, houd het net en eindig bijvoorbeeld met : Met vriendelijke groet(en), als formele slotgroet is “Hoogachtend” ook heel goed.
Inhoud
Schrijf de e-mail wat bondiger en let op uw spelling. De CAPSLOCK moet uitstaan, let op het gebruik van hoofdletters en kleine letters. Gebruik na iedere drie a vier regels een nieuwe alinea.
Ondertekening
Na de slotgroet ondertekent u de e-mail met uw naam, functie en uw telefoonnummer. Ook het postadres, referentienummer, en eventueel webadres kan hier vermeld worden. Deze elementen kunnen worden samengenomen in een digitale handtekening.
Schrijf bij een e-mail geen PS na een afsluiting en ondertekening, vaak wordt dit niet meer gelezen.
Bijlage
Geef een bijlage een duidelijke naam en vermeld het ook in de e-mail. Comprimeer grote bestanden met een zip-programma.
Schrijftips voor een e-mail: Voorbeeld
Van: sandra.marien@hotmail.com
Aan: isabelle.anderlecht@archi.be
Cc:
Bijlage: Betalingsbewijs-factuurnummer-12345.doc
Onderwerp: Onterechte herinnering referentienummer: 2352058
Geachte mevrouw Anderlecht,
Zoals we telefonisch hebben afgesproken, stuur ik u bij deze een betalingsbewijs mee van de reeds betaalde factuur.
In de bijlage vindt u een gedetailleerd overzicht met betalingskenmerken en verdere informatie.
U kunt met mij contact opnemen via het onderstaande e-mailadres of telefoonnummer.
Met vriendelijke groet,
Sandra Marien
Zonnestraat 88
6201 BZ WEERT
Tel. +31 43 5675 49 19
Fax +31 43 587 49 20
E-mail sandra.marien@hotmail.com
www.sandra.nl
---------
Disclaimer
Dit bericht is alleen bestemd voor de geadresseerden. Aan dit bericht kunnen geen rechten worden ontleend.
Zoals hierboven te zien is, kan een e-mail er dus heel duidelijk en gestructureerd uitzien.
